L'externalisation désigne la démarche par laquelle une entreprise décide de confier une partie ou la totalité de ses systèmes d'information à un tiers, met en oeuvre cette décision et en assume le suivi. L'organisation et la gestion de l'entreprise requiert l'usage de l'informatique qui ne devrait pas devenir pour autant une entrave à la bonne marche de l'activité de l'entreprise. Les entreprises peuvent se délester des problèmes de gestion de leur parc et de leurs applications informatiques et s'assurer des ressources toujours optimales de fonctionnement, en faisant appel à des prestataires capables de proposer des contrats d'externalisation et d'infogérance informatique adaptés à leurs besoins.

Les services d'infogérance informatique sont actuellement diversifiés et bien adaptés aux marchés et couvrent différentes prestations. De la maintenance et le dépannage informatique, au développement des applications de gestion, jusqu'à la sauvegarde de la base de données à distance, l'entreprise peut profiter pleinement de la fiabilité, de la rapidité et de la sécurité offertes par le prestataire.

Avant de faire appel à une prestation d'infogérance informatique, il indispensable d'établir au préalable plusieurs phases d'études d’opportunité de réalisation de l’opération — de faisabilité, d'évaluation des contraintes, des coûts et des risques. La rédaction d'un cahier de charges techniques claire doit précéder le lancement d'un appel d'offres pour mieux cerner la capacité et la qualification de chaque prestataire mis en concurrence.

Les avantages d'un contrat d'infogérance informatique sont nombreux, on peut citer le bénéfice d’un savoir-faire et de l'expérience d'un spécialiste, la maîtrise totale des coûts, la sécurité des données sont garanties par des sauvegardes fréquentes, la mutualisation des matériels et logiciels permet de bénéficier de la dernière performance technologique, aucun investissement en matériels informatiques nécessaires...

Le marché de l'externalisation informatique est aujourd'hui en pleine croissance. Ce nouveau mode d'infogérance consiste à sous-traiter tout ou partie de l'exploitation d'un système d'information. Les prestations reviennent à confier la gestion et l'évolution de tout ou partie de son système d'information à un prestataire spécialisé, dans le cadre d'un contrat qui s'inscrit dans la durée.

Toutefois, l'accompagnement des opérations d'externalisation des grandes fonctions de l'entreprise informatique n'est pas sans appréhension d'autant plus que la présence physique du prestataire n'est pas requise. Cet éloignement du prestataire par rapport à son client se définit par les termes : offshore, nearshore et onshore.

Pour mener à bien un projet d'externalisation informatique, la sélection du prestataire doit se faire sur des critères qui tiennent aux aspects qualité/prix et aux engagements contractuels définis dans un cahier des charges. La responsabilité des prestataires doit être définit dans un contrat permettant d'assurer le niveau de qualité du service rendu. Il est indispensable de dresser un état des lieux complet de ce qui va être externalisé, de spécifier clairement les besoins et d'anticiper les aspects sociaux et fiscaux de l'opération.